中小型企业基础管理存在的问题与对策

　　　　　　　　　　　　　　　　　李金松

　　目　　　　　　录

　０　引言

　1　中小型企业基础管理存在的问题：

　1．1企业组织结构设置不合理

　1．2企业流程控制薄弱

　1．3缺乏系统完整有效的管理规章制度

　1．4原始记录管理不健全

　1．5人力资源管理薄弱

　2　强化企业内部控制改善基础管理

　2．1合理的组织结构控制

　2．2企业流程管理控制

　2．3有效执行的管理制度控制

　2．4原始记录管理控制

　3．做好基础管理工作企业应具备的基本条件

 

 

　摘要：本文通过对我国中小型企业基础管理存在的主要问题分析，结合山东美陵集团公司（以下简称美　陵　集团）基础管理之实践，阐述了中小型企业在基础管理方面应理清思路，抓住重点，制定方案，落实措　施　。通过强化企业内部控制改善基础管理。最后提出了企业做好基础管理应具备的基本条件。目的在于夯　实　管理　基础，使企业能够持续、稳定、健康发展。

　关键词：企业；基础管理；控制

　0　引言

　　　在经济全球化、市场竞争日趋激烈的条件下，为使企业持续、稳定、健康发展，企业根据各自的内部条　件和外部环境都在程度不同的开展战略的制定、经营的决策、组织的优化、文化的构建等一系列中高层次的　企业管理活动。但就中国中小型企业今天所面临的普遍问题是基础管理薄弱。由于基础管理的缺失，企业难　　以形成高效地运行体系和有效的控制体系，尽而使企业在实施上述一系列中高层管理活动中执行力弱，效　率不高，采用现代化管理手段和方法屡屡失败，以至出现企业发展后劲不足，抗风险能力差的现象。因此，　对于现阶段中小型企业的基础管理，业内各方应重视分析研究。

　1　中小型企业基础管理存在的问题：

　1．1　成长过程中，不同阶段需要不同的组织结构，但相当部分的企业对设计什么样的适合自己企业组织结　构的认识模糊不清。要么过于细化导致企业管理系统运行死板、效率低下，企业由此失掉长期的灵活性。要　么过于追求组织结构的扁平化，缺乏层次性。企业管理层次性的不足使企业管理者陷入繁杂的事务管理中去　，管理空缺和重复多头管理时有发生，反而使执行效率打折扣。

　1．2　企业流程控制薄弱

　企业内部流程缺乏规范的、书面的描述，各部门之间的权限不明确，职责不清，职责重叠。当流程中出现问　题时得不到及时处理和完善，特别是缺乏对关键流程的控制。企业运行中矛盾不断增多，浪费损失随之增大　。

　1．3缺乏系统完整有效的管理规章制度

　　对不同企业而言，管理制度涉及的范围和深度不尽一致，问题在于一是管理制度内容未能函盖企业的各项　活动，即管理制度有空缺并且不系统。二是管理制度描述上太宏观，操作性差。三是没有随着企业的发展，　根据实际情况做及时的制度修正和调整。四是由于各种原因，制度的执行力不足。

　1．4　原始记录管理不健全

　　主要表现为企业没有配置必要的原始记录管理系统，尤其是原始记录信息在汇总、分析、传递等方面管理　不善，内容失真，传递不畅；已有的原始信息资源不能共享和有效的处理加工，导致决策失误，流程失控时　有发生。

　1．5　人力资源管理薄弱

　　　管理者缺乏以人为本的管理思想，甚至没有从家族式管理的阴影中超脱出来，对目前人力资源的构成缺　乏正确的分析，没有按照学历层次、专业层次、男女层次、能力层次等制定相应的培训、使用、考核、薪酬　等政策，员工合法权益得不到保障。员工工作主动性差，离职率高。

　　　可见中小型企业在基础管理方面还存在诸多突出的问题，这些问题都是内部控制不好造成的，根源在于　缺乏健全有效的控制制度和执行力。

　2　强化企业内部控制改善基础管理

　2．1　合理的组织结构控制

　　　组织结构控制是对企业组织设置、职务分工的合理性和有效性所进行的控制。对于管理资源有限的较小　规模的企业可采取集权式扁平化的组织结构以提高管理效率。对于一定规模企业应分析企业生产经营特点，　抓住关键因素进行组织设计，以系统分工原则，推行大部门强调部门内部消化解决问题的能力，强调大部门　关键领导的管理能力。这样高层管理幅度会降低，执行力会有效加强。笔者所在美陵集团是一规范的股份制　企业，主要从事机械制造、环境工程、城市供水及污水处理等产业，下属八个分公司，2000年以来对集团公　司上层及各分公司的生产经营特点、岗位权限等进行了系统分析，确定了如下图的组织结构。

（　图　略　）

　　　其特点是共用管理部门纳入集团公司上层管理并具有扁平化的组织结构。内部流程较多的机械制造业等　实行系统分工多层组织结构。对于工作流程较短的如环境工程公司等采取较扁平化的组织结构。几年的实践　证明采用这种长短相济的组织结构，使系统管理既保持灵活性又具层次性，管理效率和质量明显提高，管理　成本降低。

　2．2　企业流程管理控制

　　　企业需要管理的流程很多，包括供应、生产、销售、开发、服务、人力资源、财务等各种流程。笔者认　为，作为中小型企业应根据企业组织特点，确定一些主要业务流程进行有效定义，重点控制，并形成标准　化文件。美陵集团流程控制的特点：一是通过分析公司组织结构和经营目标，确定财务管理、质量管理、生　产　和供应管理、销售管理、设备和安全管理、人力资源管理、研发和技改管理七个方面作为公司主要流程　控制系统。二是每个流程控制都有明确的“岗位职能要求”、“职责与权限”、“工作程序”等管理文件，　为保证流程控制的时实有效，对主要的管理文件每年修整一次。三是建立了一套较完整的考核体系，以保证　流程的有效控制和经营管理目标的实现。所有考核都以百分制反映结果，按照对单位工资总额、年终奖金、　管理者年薪的影响比例奖惩兑现。

　　　随着企业内外部经营环境的变化，流程控制也应随之动态调整。对于流程再造、流程优化的问题，企业　应根据管理水平、员工素质、人才结构等情况逐步实施。

　2．3　 有效执行的管理制度控制

　　　企业应建立一整套制度体系，企业管理制度体系内容包括很多，虽然企业大小、组织结构、产品性质等　不尽相同，但必要的规章制度一个不能少，除了建立财务管理、人力资源管理、行政管理等基本的管理制度　外，必须建立系统的企业内部流程控制以及相配套的监督考核控制制度。美陵集团基于企业流程控制，分别　建立了以质量运行体系管理、安全生产和设备管理、经济指标和成本管理、现场管理为主线的管理制度，并　配套相应的由公司财务部、总工程师办公室、企业管理部、人力资源部负责的监督考核制度，按不同的考核　周期奖惩兑现，保证各种管理制度有效执行。集团公司制定的各项管理制度和考核标准一般都具有宏观性和　指导性，各分公司还要根据各自的组织结构和经营特点层层分解制定相应的管理制度，以便对某一个单元内　部进行有效控制。

　　　企业应根据不同情况建立较完善的管理制度并保持不断改进，使员工遵守制度和接受监督形成习惯，从　而逐渐形成企业管理文化。

　2．4　原始记录管理控制

　　　原始记录管理是反映企业生产经营活动最基础的信息，是基础管理的基础，所有原始记录是提供管理者　决策和企业经济核算的主要信息来源。笔者认为：企业基础管理应从原始记录管理开始，一要保证原始记录　的及时性、准确性、系统性，这就要求企业对每一个控制环节的原始记录管理有一个规范的工作描述和考核　标准。二是强化原始信息的汇总、分析和存档管理，以便信息共享和决策快捷。三是注重在原始记录信息管　理中的投入。

　　　美陵集团的原始记录管理是按照前面所述的七个方面的主要流程控制系统建立了不同控制环节的原始记　录管理文件，同时集中解决了各个环节人员调整，计量条件，软硬件配置等问题。目前，小到每一个车间的　定额成本管理、生产记录、水、电、耗材等，大到高层管理决策过程等都有较完整的管理控制，为企业生产　经营提供了基本信息来源，为建设信息化管理系统打下了基础。笔者认为：一个企业原始记录管理情况能直　接反映企业基础管理水平和领导者的执行力。因此企业的基础管理首先注重原始记录的管理。

　　　企业应基于稳定人才队伍、提高员工素质、优化人才结构、增加员工活力的人力资源开发思想来建立和　实施科学的聘用、培训、使用、考核、奖励、晋升、淘汰等管理制度。主要内容包括：建立严格的招聘程序　，制定员工工作规范，定期对员工进行培训，业绩考核，合理使用考核结果。同时要充分保证员工权益。

　　　美陵集团自企业改制以来，在“诚信致远“经营理念下，不断探索以人为本的人力资源管理办法。一是　对新招聘的员工尤其是大中专毕业生根据其学历不同和学历性质的不同确定不同的薪酬及待遇标准，二是对　一线员工实行两年一评聘的“工人技师”管理办法，对专业技术人员实行一年一评聘的“技术职务”管理办　法。初、中、高级工人技师与初、中、高级专业技术职务享有同等待遇。三是每年对全体员工进行一次综合　考评，其结果决定员工的晋升、降级与淘汰，对同一岗位的员工根据技能与考核结果又分A,B,C三类管理。　四是按照公司的培训计划，对不同层次的员工进行不同层次的培训，培训后的考试结果纳入年内综合考核。　五是对员工的各种保险和待遇如期足额缴纳兑现。2005年美陵集团公司一般员工离职率为0.7%，管理人员和　工程技术人员的离职率为2.0%。保持了较稳定的职工队伍。

　3　做好基础管理工作企业应具备的基本条件：

　　　中小型企业的基础管理工作是一项系统工程，涉及企业高层管理的经营理念以及企业人、财、物、产　、供、销等诸多因素，加之企业发展过程中不同时期有不同的管理资源和管理内容，换言之，企业的基础管　理工作是随企业的发展无论从深度还是广度上都是动态变化的，要适应这种变化，不断把握基础管理水平，　企业应具备以下基本条件：

　　（1）企业高层管理者应具有效丰富的管理经验和管理理念，能正确把握企业发展过程中的管理关键，及时　领　导组织基础管理工作不断创新。

　　（2）管理者需有较强的团队精神，团结一致，思想统一，各项管理工作一旦确定，便能显示出较强的执行　力。

　　（3）每一项管理的创新和实施，都会影响部分管理者或员工的权力和利益，对此高层管理必须有能力和决　心排除管理障碍。

　　（4）在为企业获得最大利润从事各项管理活动的同时，管理者要有较强的社会责任感，能在“以人为本　”理念下保证员工的合法权益。

　　（5）任何一项管理都需要人力、精力和财力的投入，企业应正确解读“管理出效益”的概念，保证不同时　期基础管理工作对人力、精力、财力的需求。

　　　由于近几年来，美陵集团注重并坚持了基础管理工作，经营管理效率不断提高，企业发展体现了持续、　健康、稳定的特点。销售收入由2002年的9800万元，发展到2005年的3亿元。利润总额由2002年的680万元　，到2005年实现1800万元，2005年上缴税收1680万元。过去是单一的机械制造业，现已形成机械制造、环　境工程、城市供水、污水处理及回用等多元化产业结构。职工合法权益有保障，管理团队基本能“和而不同　”共处，员工队伍稳定，企业发展看好。

　　　美陵集团较好的管理基础为采用更先进的管理方法和手段提供了条件，公司决定利用2-3年时间实施和完　善企业信息化管理(ERP)系统，目的在于利用现代化的管理手段，进一步规范企业的各项管理。

　　致谢：笔者有幸接受了清华大学职业经理训练中心的职业经理培训，学到了很多企业管理新理念和管理方　法，结识了很多老师和同学，为今后从事企业管理和信息交流打下了很好的基础，因此非常感谢训练中心提　供的学习条件和各位老师的辛勤授课。答辩论文承蒙杨瑞丰教授的精心指导，深表感谢！

　[ 参考文献 ]

　［1］王向东．企业基础管理创新的最后一公里．计算机世界．2001（17）

　［2］赵燕玲．改善中的中小企业基础管理．http//www.jjykj.com

　［3］魏志勇．人力资源新思维及方法．北京．2004

　［4］冯兵．你的组织架构合理吗．http//www.jmnews.com